7.นโยบายการเก็บรักษาและทำลายข้อมูลส่วนบุคคล

ประกาศ นโยบาย เรื่อง การเก็บรักษาและทำลายข้อมูลส่วนบุคคล

(Data Retention and Disposal Policy)

1. คำนิยาม

คำศัพท์	ความหมาย
องค์กร	บริษัท เจ อาร์ เอ็ม เจริญมิตร กรุ๊ฟ จำกัด
ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data)	ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลซึ่งทำให้สามารถระบุตัวบุคคลนั้นได้ไม่ว่าทางตรงหรือทางอ้อม แต่ไม่รวมถึงข้อมูลผู้ถึงแก่กรรมโดยเฉพาะ เช่น ชื่อ นามสกุล ชื่อเล่น ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ เลขบัตรประจำตัวประชาชน เลขหนังสือเดินทาง เลขบัตรประกันสังคม เลขใบอนุญาตขับขี่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขบัญชีธนาคาร เลขบัตรเครดิต ที่อยู่อีเมล (email address) ทะเบียนรถยนต์ , IP Address , Cookies , Log File เป็นต้น
การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Processing of Personal Data)	การดำเนินการใด ๆ กับข้อมูลส่วนบุคคล (อันจะส่งผลกระทบต่อเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลในลักษณะใดลักษณะหนึ่งได้) เช่น การจัดเก็บ รวบรวม การบันทึก การจัดระบบ จัดโครงสร้าง การปรับปรุงหรือการแก้ไขข้อมูล การดึงข้อมูล การให้คำปรึกษาที่ต้องใช้ข้อมูลในการให้คำปรึกษา การใช้ข้อมูล การเปิดเผยด้วยการส่งต่อ การเผยแพร่ หรือ การกระทำใด ๆ เพื่อให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงหรือใช้งานได้ การรวมข้อมูลเข้าด้วยกัน การดำเนินการเพื่อให้ข้อมูลสอดคล้องกัน การจำกัดการใช้งาน การลบ หรือการทำลายข้อมูล
เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล (Data Subject)	บุคคลธรรมดาที่สามารถระบุตัวตนได้จากข้อมูลส่วนบุคคล และให้หมายรวมถึงผู้ใช้อำนาจปกครองที่มีอำนาจกระทำการแทนผู้เยาว์ ผู้อนุบาลที่มีอำนาจกระทำการแทนคนไร้ความสามารถ หรือผู้พิทักษ์ที่มีอำนาจกระทำการแทนคนเสมือนไร้ความสามารถ รวมตลอดทั้งผู้ที่ถือว่าเป็นเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลภายใต้กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (Data Controller)	บุคคลหรือนิติบุคคลซึ่งมีอำนาจหน้าที่ตัดสินใจเกี่ยวกับการเก็บรวบรวม ใช้ หรือ เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล
ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Data Processor)	บุคคลหรือองค์กรใดที่ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลตามคำสั่งของผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลหรือองค์กรใดที่ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลตามค าสั่งของผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล
กำรจัดทำขอมูลนิรนาม (Anonymization)	กระบวนการที่ทำให้ความเสี่ยงในการระบุตัวตนของเจ้าของข้อมูลนั้นน้อยมากจนแทบไม่ต้องให้ความสำคัญกับความเสี่ยง (Negligible Risk)

2. หลักการและเหตุผล

ปัจจุบันเมื่อพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562 ประกาศใช้งาน บริษัท เจ อาร์ เอ็ม เจริญมิตร กรุ๊ฟ จำกัด เห็นถึงความสำคัญของข้อมูลส่วนบุคคลที่ จัดเก็บ รวมรวม และมีการใช้งาน ซึ่งจะต้องปฏิบัติให้สอดคล้องกับกฎหมายดังกล่าว ในการดูแลรักษาความมั่นคงปลอดภัยและดำเนินการต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของกฎหมาย จึงจำเป็นต้อง จัดเก็บ รวบรวม เปิดเผย และใช้งาน ข้อมูลส่วนบุคคลที่ นำมาประมวลผล เพื่อประเมินช่องว่างสถานภาพที่เป็นอยู่เทียบกับข้อกำหนด ความต้องการของพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และความมั่นคงปลอดภัยของระบบสารสนเทศที่จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล รวมทั้งการจัดทำ ปรับปรุง นโยบายและแนวปฏิบัติหรือหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อให้สอดคล้องตามที่กฎหมายกำหนด และสร้างความเชื่อมั่นต่อเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลที่ มีการนำข้อมูลส่วนบุคคลมาประมวลผล

ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 23 วรรค 3 ข้อมูลส่วนบุคคลที่จะมีการเก็บรวบรวมและระยะเวลาในการเก็บรวบรวมไว้ทั้งนี้ในกรณีที่ไม่สามารถกำหนดระยะเวลาดังกล่าวได้ชัดเจนให้กำหนระยะเวลาที่อาจคาดหมายได้ตามมาตรฐานของการเก็บรวบรวม และมาตรา 37 วรรค 3 ระบุว่าผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลมีหน้าที่จัดให้มีระบบการตรวจสอบเพื่อดำเนินการลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อพ้นกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษา จึงทำให้มีความจำเป็นในการกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล และขั้นตอนการลบทำลายข้อมูลส่วนบุคคล

3. วัตถุประสงค์

เอกสารฉบับนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการกำหนดขั้นตอนกระบวนการปฏิบัติการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลและกระบวนการทำลายข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อครบกำหนดการเก็บรักษาและไม่มีการนำข้อมูลกลับมาประมวลผล หรือ เมื่อเจ้าของข้อมูลมีการร้องขอให้ทำลายข้อมูล

4.ขอบเขต

เอกสารฉบับนี้ประกอบไปด้วยการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลและการลบทำลายข้อมูลส่วนบุคคล โดยเอกสารฉบับนี้จะถูกนำไปใช้เมื่อมีสถานการณ์การจัดเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล และลบทำลายข้อมูลเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการเก็บรักษา

การเก็บรักษาข้อมูส่วนบุคคลประกอบไปด้วยระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูล และสื่อที่ใช้เก็บข้อมูลโดยแยกตามประเภทของข้อมูล

การลบทำลายข้อมูลส่วนบุคคลประกอบไปด้วย ขั้นตอนการปฏิบัติการทำลายข้อมูล และในการลบทำลายข้อมูล

5.การกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล

ประเภทของข้อมูล	สื่อที่ใช้เก็บข้อมูล	ระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูล
ข้อมูลเจ้าหน้าที่และผู้บริหาร	เครื่องคอมพิวเตอร์ (PC) กระดาษ ระบบ File Server ระบบสแกนลายนิ้วมือ ระบบ AD	10 ปีหลังสิ้นสุดสภาพการเป็นเจ้าหน้าที่ 90 วัน หลังได้รับการแจ้งวันพ้นสภาพ
ข้อมูลผู้สมัครงาน	กระดาษ ระบบ File Server	10 ปี นับจากวันที่ได้รับข้อมูล และกรณีไม่ผ่านการคัดเลือกจะเก็บข้อมูลไว้ 1 ปี
ข้อมูลผู้มาฝึกอบรม	กระดาษ ระบบ File Server ระบบ WIFI Controller (Server ClearPass)	10 ปี นับจากวันที่จัดเก็บเอกสาร 90 วัน หลังจากหมดเวลาการอนุญาตให้ใช้งาน
CCTV	ระบบ CCTV	90 วัน

6. การทำข้อมูลนิรนาม (Anonymization)

การทำลายข้อมูลส่วนบุคคลแบ่งออกเป็น 2 วิธีดังนี้

ทำลายสื่อที่ใช้เก็บบันทึกข้อมูลส่วนบุคคล
การจัดทำข้อมูลส่วนบุคคลให้เป็นข้อมูลนิรนาม (Anonymization)

การจัดทำข้อมูลนิรนามคือกระบวนการที่ทำให้ความเสี่ยงในการระบุตัวตนของเจ้าของข้อมูลนั้นน้อยมากจนแทบไม่ต้องให้ความสำคัญกับความเสี่ยง (negligible risk) โดยวิธีที่ได้รับความนิยมในการทำข้อมูลนิรนามมีดังนี้

[Scrambling] การผสมข้อมูล เป็นการสลับลำดับของตัวอักษรในข้อมูลด้วยกฎเกณฑ์หนึ่ง ๆ เช่น กำหนดกฎเกณฑ์ว่าให้สลับตัวอักษรตัวแรกกับตัวที่สามของทุกช่องข้อมูล ยกตัวอย่างเช่น 012345 กลายเป็น 210345 เป็นต้น
[Masking] การปิดทับข้อมูล การเปลี่ยนส่วนใดส่วนหนึ่งของข้อมูล เช่น ข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ 0123456789 แสดงเป็น ######6789
[Blurring or Noising] การลดความชัดเจนของข้อมูลลง เป็นการใช้ข้อมูลโดยประมาณแทนที่ข้อมูลดั้งเดิม เพื่อลดความเฉพาะเจาะจงของข้อมูลลง วิธีดังกล่าวนั้นทวีความนิยมมากขึ้นในภาครัฐ ภาคเอกชนทั่วโลก เช่น มีชุดข้อมูลเป็นสีรถและทะเบียนรถอาจจะลดข้อมูลเหลือสีรถ
[Pseudonymization] การแฝงข้อมูล เป็นวิธีการในการแทนที่สิ่งที่ระบุตัวตนของเจ้าของข้อมูลโดยตรง เช่น ชื่อ ที่อยู่ หรือ รหัสประจำตัวต่าง ๆ ด้วยชื่อหรือรหัสที่สร้างขึ้นมา
[De-identification] การขจัดตัวตน คือการลบข้อมูลในส่วนที่จะทำให้มีการระบุตัวตนใหม่เป็นการป้องกันการย้อนรอยเพื่อระบุตัวตน (re-identification) โดยพิจารณาถึงตัวข้อมูลเป็นหลัก ซึ่งหมายรวมถึงการแฝงข้อมูลด้วย เช่น มีชุดข้อมูล ชื่อ นายจอห์น อีเมล์ john@example.com เบอร์โทร 0987654321 แสดงเป็น นาย A อีเมล - เบอร์โทร

7. การลบทำลายข้อมูลส่วนบุคคล

7.1 ขั้นตอนการลบทำลายข้อมูลส่วนบุคคล

7.1.1 หลักเกณฑ์ในการเริ่มต้นกระบวนการ

1.1.1 เมื่อครบกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล

1.1.2 เมื่อเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลร้องขอให้มีการทำลายข้อมูลส่วนบุคคล

7.1.2 ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1.2.1 คณะทำงานข้อมูลส่วนบุคคลขออนุญาตทำลายข้อมูลส่วนบุคคลที่ครบกำหนดหรือเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลมีการร้องขอให้ทำลายอย่างเป็นลายลักอักษรพร้อมทั้งระบุเหตุผลการทำลายและวิธีการที่จะใช้ในการทำลายข้อมูลส่วนบุคคล

1.2.2 เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลทำการพิจารณา และอนุมัติในการทำลายข้อมูล

• กรณีให้ทำลาย ให้ดำเนินการต่อในข้อ 1.2.3

• กรณีที่ไม่ให้ทำลายให้สิ้นสุดกระบวนการ

1.2.3 คณะทำงานข้อมูลส่วนบุคคลดำเนินการทำลายข้อมูลส่วนบุคคลตามแนวทางในการ ทำลายข้อมูลส่วนบุคคล

1.2.4 คณะทำงานข้อมูลส่วนบุคคลบันทึกหลักฐานการทำลายข้อมูลส่วนบุคคล

1.2.5 คณะทำงานข้อมูลส่วนบุคคลแจ้งผลการทำลายข้อมูลส่วนบุคคลกับเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

7.2 การลบทำลายข้อมูลส่วนบุคคล

ประเภทสื่อที่ใช้เก็บ	การทำลายบันทึกข้อมูล	Anonymization
เอกสาร	ใช้เครื่องย่อยเอกสาร เผาทำลาย	Masking
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์	ลบออกจากไดรฟ์เครือข่ายและล้างถังรีไซเคิลเป็นประจำ	-
CD , DVD	ใช้เครื่องทำลาย CD/DVD หรือ หักทำลายเป็นส่วน ๆ อย่างน้อย 4 ส่วน	-
Thumb drive	ถอดแยกชิ้นส่วน และทำลายแผงวงจรภายในจนไม่สามารถประกอบใช้งานได้	• Masking • Scrambling • Blurring or noising • Pseudonymization • De-identification เช่น การลบข้อมูล หรือเขียนข้อมูลทับด้วยวิธีเปลี่ยนโครงสร้างของไฟล์
ประเภทสื่อที่ใช้เก็บ	การทำลายบันทึกข้อมูล	Anonymization
Hard disk ประเภทจานหมุน	ทำให้แผ่นเก็บข้อมูลภายในเป็นรอยขีดข่วนร้ายแรง (ทุบ เจาะ บดขยี้) หรือ ใช้เครื่องทำลายแบบ Degaussing	• Masking • Scrambling • Blurring or noising • Pseudonymization • De-identification เช่น การลบข้อมูล หรือเขียนข้อมูลทับด้วยวิธีเปลี่ยนโครงสร้างของไฟล์
Hard disk ประเภท SSD	ถอดแยกชิ้นส่วน และทำลายแผงวงจรภายในจนไม่สามารถประกอบใช้งานได้(ทุบ เจาะ บดขยี้) หรือ ใช้เครื่องทำลายแบบ Degaussing	• Masking • Scrambling • Blurring or noising • Pseudonymization • De-identification เช่น การลบข้อมูล หรือเขียนข้อมูลทับด้วยวิธีเปลี่ยนโครงสร้างของไฟล์

7.3 การจ้างผู้ให้บริการภายนอกในการทำลายข้อมูลส่วนบุคคล

กรณีองค์กรมีการจ้างผู้ให้บริการภายนอกในการทำลายข้อมูลส่วนบุคคล ต้องมีการกำกับ และ ควบคุมกระบวนการระหว่างการทำลาย และเก็บรวบรวมหลักฐานการทำลายข้อมูลส่วนบุคคลจากผู้ให้บริการภายนอก

8. ช่องทางการติดต่อ

กรณีมีข้อสงสัยหรือต้องการสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน โปรดติดต่อบริษัทฯ ได้ตามช่องทางดังต่อไปนี้

8.1 สถานที่ติดต่อ : บริษัท เจ อาร์ เอ็ม เจริญมิตร กรุ๊ฟ จำกัด

อยู่เลขที่ 71/1 หมู่ 7 ถ.ตลิ่งชัน – สุพรรณบุรี ต.ละหาร อ.บางบัวทอง จ.นนทบุรี 11110

โทรศัพท์ 02-918-2645 (ติดต่อได้ในเวลาทำการจันทร์ - เสาร์ ตั้งแต่ 08:00น. - 17:00น.)

8.2 เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล : อีเมล dpo-jrm@martonthailand.com

โทรศัพท์ 02-918-2645 (ติดต่อได้ในเวลาทำการจันทร์ - เสาร์ ตั้งแต่ 08:00น. - 17:00น.)